Электронный архив декларанта
Каждая поданная декларация на товары должна сопровождаться полным пакетом документов. В случае использования технологии электронного декларирования, сопроводительные документы должны быть предоставленные в таможенные органы в электронном виде. В соответствии с действующим Таможенным кодексом Таможенного союза, документы должны предоставляться одновременно с подачей декларации. Если пересылать весь пакет документов вместе с декларацией, могут возникать разного рода технические сложности, связанные с большим объемом сообщения и количества файлов. Поэтому, на сегодняшний день подача сопроводительных документов осуществляется до момента подачи самой декларации на товары. Декларанту важно помнить, что уже довольно давно при подаче декларации не оформляется опись. Описью представляемых документов является графа 44 в декларации на товары, которая содержит всю необходимую информацию. В этой же графе указывается ссылка на электронную версию каждого из перечисленных документов, которая размещена в электронном архиве декларанта. Эта ссылка состоит из двух частей — на сам архив декларанта и на конкретный документ в нем.
Электронный архив декларанта представляет собой выделенный сегмент на серверах таможенного органа, который выделяется при регистрации организации как участника внешнеэкономической деятельности в ФТС. Доступ к информации, размещенной в архиве, есть как у декларанта, так и у сотрудников таможенных органов. Декларант может выполнять следующие действия: создание архива, удаление архива и получение списка имеющихся архивов. При создании каталогов внутри архива имена присваиваются декларантом произвольно. Принципиального значения это не имеет, но лучше называть каталоги так, чтобы сразу было понято, что в них хранится. При удалении архива важно помнить, что для этого он должен быть пустой, поэтому сначала нужно удалить все документы.
В электронном архиве декларанта должны быть размещены все сопроводительные документы по совершаемым сделкам: контракты, инвойсы, информационные письма, упаковочные листы и т. д. С этими документами возможны следующие операции: помещение документа в архив, удаление документа из архива, запрос списка документов, находящихся в архиве (а также их статус), запрос отдельных документов и редактирование документов. Важно помнить, что удалять можно только те документы, которые не использовались таможенными органами для целей принятия решения по ДТ (на практике фактом такого использования служит запрос документа из архива инспектором). Поэтому декларанту стоит проверять статус документа перед удалением. При процедуре редактирования документов также следует учитывать одну важную деталь. Любой предоставляемый документ подписан электронной подписью. Эта подпись подтверждает весь документ, целиком, поэтому при редактировании нельзя изменить отдельные элементы документа и сохранить изменения, как это делается при обычной работе с текстами. Редактирование документа происходит путем замены одного документа на другой, соответствующим образом исправленный и заново подтвержденный цифровой подписью. При замене старая версия документа удаляется. Поэтому редактировать, также как и удалять, можно только те документы, которые не использовались таможенными органами. В качестве примера рассмотрим такую ситуацию. У компании заключен контракт с партнером на серию поставок. При подаче декларации на товары в каждом случае декларант делал ссылку на данный контракт, в котором указаны основные условия. Данный контракт используется таможенным инспектором в работе. В том случае, если компания договорилась с партнером об изменении условий контракта и внесла их в этот же документ, не оформляя новый контракт, внести данные изменения в электронную версию, размещенную в архиве, нельзя. В этом случае следует создать новый документ, учитывающий все изменения, также разместить его в архиве, и в дальнейших операциях ссылаться уже на него.
Еще один важный момент, касающийся актуальности документов. Если в организации работает несколько декларантов, имеющих электронные подписи, каждый из них может использовать в работе документ, подписанный электронной подписью другого декларанта. Чаще всего это касается уставных документов организации, которые редко меняются и имеют длительный срок актуальности — устав, свидетельство о государственной регистрации, номер ИНН и т. п. Любой декларант может разместить эти документы в архиве, заверив их своей электронной подписью. При этом другие декларанты могут использовать эти документы при оформлении своих операций. Как и во всех остальных случаях, важно обращать внимание на то, что электронная подпись имеет свой срок действия, за которым следует следить. Мы уже рекомендовали это в одной из прошлых статей.
Источник: Журнал "Таможня&Бизнес.Ревью"
Комментарии